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如何组织一次有质量的圆桌会议

作者:广州雅侨设计装饰有限公司 浏览: 发表时间:2023-11-16 14:44:57

沟通是所有组织管理活动中最重要的工作事项,可以说没有沟通活动就不能有效履行管理职责,不能有效解决具体问题。组织的沟通环境大多是由业务形态和***风格两个关键要素决定的。

大多数组织在沟通环境方面均存在这样那样的问题。由于未来竞争的系统化特征,参与未来竞争的组织必须调集一切可用资源形成***方案投入社会和市场竞争中,这种***方案的保障措施之一就是每一个团队成员智慧的挖掘工作,这种挖掘工作最常见的,最有效的组织形式就是圆桌会议。

圆桌会议之所以重要是因为它是收集集体智慧最有效、 最充分的平台。***率的圆桌会议,不仅能够让每一位与会者充分发表自己的意见,同时还可以就相关意见征集其他人员的补充意见和不同意见,氛围控制比较有效的圆桌会议能够增进互相之间的了解,有效解决每一个分管模块之间的间隙问题,并***达成所有人都认可的,能够积极调动群体积极性的行动方案,这些优势是意见文案征集,项目策划大赛等方法所无法企及的。

组织圆桌会议是非常有技术性的,其中,时间的掌握,话题范围的控制,就事论事的辩论氛围建设,有效结论的形成都需要会议主持人有相关知识和经验。

较为科学的圆桌会议组织流程及注意事项如下:

会前准备阶段:会议组织方需要就会议召开的具体时间、 地点、与会人员、会议主题和会议目标、会议性质及注意事项等内容通知所有与会人员及会务保障人员,确保与会人员能够在参会之前对自身责任部分形成有科学依据的观点,并准备好陈述方式,相关参会人员提前分配时间确保能够按时到会。会务保障人员提前准备好会议所需设施设备,确保会议如期有效进行。

会议开始阶段:主持人需要简短介绍目前所处阶段及具体情况,介绍目前遇到的困难和问题,简短介绍初步的、框架性的解决方案,介绍会议计划时长,特别需要强调讨论主题的控制范围,讨论过程中就事论事,不进行过大情绪反应和人身攻击的原则,并介绍***会议需要形成的具体方案。

会议推进阶段:介绍完相关具体情况,会议主持需要提出***个具体问题,并征询性指定***个发言人,相关发言人需要起到抛砖引玉的作用,扩展话题使后续其他发言者产生发表自身意见的冲动,使话题得以持续。现场领导人员在会议推进过程中不宜发表能够对其他人员观点产生影响的任何言论,不宜过分阐述自身观点。会议主持人需要按照会议计划适当提示专注拟讨论话题,就阶段性结论做总结定型,当会议气氛不够活跃时可以采取技巧性干预,使每一个与会者用较为轻松的方式发表自己的观点,进行适当的争论,当现场争论产生较严重的情绪反应时,可以采用技巧性干预 ,在不伤及争论双方情感的基础上使会议得以继续进行。会议纪要人员只需要就会议形成的阶段性方案做记录,不需要记录会议推进过程中与会人员的观点与言论 。

圆桌会议***形成的结论整体包括整体工作思想,对于框架性方案做出的调整,方案落实过程中各部门需要采取的行动,各部门在落实过程中需要其他部门做出的协助,需要组建联合工作组的工作事项及初步的工作方案,各部门所需要配套的资源等。

会议后期阶段:会议结束前关键与会领导需要就会议现场全体人员的表现予以肯定,需要就会议期间特别***的人员予以表扬,需要就会议达成的相关共识做简短总结通报。

会后阶段:会议纪要人员需要整理会议所达成的各项共识,并就相关内容以会议纪要的形式发放给所有与会人员,督促他们及时完成配套的工作计划和方案,确保会议相关精神及行动计划的有效落实。


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